Varslingsrutiner på en, to, tre!

Hva er varsling?

Varsling er en essensiell og lovpålagt praksis på arbeidsplassen som involverer å si fra om kritikkverdige forhold – det kan være ulovligheter, sikkerhetsrisikoer eller brudd på etiske retningslinjer. Et robust varslingssystem med gode varslingsrutiner er mer enn bare en formell prosedyre.

Det styrker organisasjonens omdømme og integritet ved å sikre at kritiske problemer ikke blir ignorert eller feid under teppet. I tillegg bidrar det til å skape en kultur der ansatte føler seg trygge og oppfordres til å dele bekymringer. På denne måten fremmer det en bedre og mer åpen organisasjon der tilbakemelding verdsettes.

Hva regnes som "kritikkverdige forhold"?

Arbeidstilsynet definerer dette som:

• Brudd på rettsregler, dvs lovbrudd
• Brudd på skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten
• Brudd på etiske normer det er bred tilslutning om i samfunnet.

Noen eksempler kan være:

• risiko for helse eller liv
• bestikkelser/ smøring, underslag eller andre økonomiske lovbrudd
• misbruk av myndighetsroller
• uakseptabelt arbeidsmiljø
• overtredelse av personvernlovgivningen
• trusler mot klimaet eller miljøet
• brudd på etiske retningslinjer i organisasjonen eller samfunnet som sådan
  

Hva regnes IKKE som "kritikkverdige forhold"?

Det er ofte uklart mellom hva som er klanderverdige situasjoner og hva som ikke er det; en faglig konflikt kan bli et varsel hvis konflikten ikke behandles korrekt.

Selv om omfanget av kritikkverdige situasjoner er bredt, er det noen forhold som ikke automatisk inkluderes i varslingreglene:

• Uttrykk om forhold som bare gjelder arbeidstakerens egen jobbsituasjon, betraktes ikke som varsling. Eksempler på slike forhold er misnøye rundt lønn, arbeidsbelastning og fordeling av oppgaver, personkonflikter, faglige meningsforskjeller og private avtaler.
• Uttrykk om forhold som arbeidstaker anser som kritikkverdig basert på sin egen politiske eller etiske overbevisning, moralske uttalelser og uttrykk for generell misnøye på arbeidsplassen, anses heller ikke som varsling.

Oppsummert: Ytringsfriheten i Grunnloven gir alle ansatte rett til å uttrykke seg, men ikke alle uttrykk faller under varslingsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven!

Vern mot gjengjeldelse

En kultur der ansatte og medlemmer oppfordres til å varsle står i sterk kontrast til organisasjoner med kultur for ikke-varsling, hvor ansatte velger å holde bekymringer for seg selv, ofte av frykt for konsekvensene. Dette kan føre til at alvorlige problemer vedvarer eller eskalerer.

For å sikre en trygghetskultur der ansatte tør å si fra, er det viktig med vern mot gjengjeldelse. Dette handler om å beskytte de som varsler fra represalier, som kan inkludere alt fra ekskludering og mobbing - til oppsigelse. En slik beskyttelse er ikke bare viktig for den enkeltes trygghet, men også for organisasjonens evne til å håndtere kritikk og forbedre seg.

For bedrifter som ønsker å styrke denne praksisen, kan man dra nytte av en varslingsportal som bygger tillit og legger til rette for enkel og sikker rapportering. Plattformer som Manymore bidrar til en mer transparent og tillitsfull arbeidsplass, der varsling blir sømløs og anonym. Dine varslingsrutiner skal også inneholde et punkt om at varsler har et regulert vern.

Hvilke krav stiller norsk lov?

Det er flere spesifiserte krav i norsk lovverk som adresserer varslingsrutiner. Disse omfatter både Arbeidsmiljøloven og personvernlovgivning, som gir en rettferdig og sikker ramme for varsling.

1. Arbeidsmiljølovens varslingskrav: Arbeidsmiljøloven § 2-4 (1) pålegger arbeidsgiver å utarbeide prosedyrer for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten dersom det er mer enn fem ansatte i virksomheten. Rutinene skal være lett tilgjengelige for arbeidstakerne.
2. I tillegg til kravet om skriftlige rutiner, inneholder Arbeidsmiljøloven flere bestemmelser som er relevante for varslingsprosessen, inkludert:

• Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold.
• Arbeidstaker har rett til å varsle tilsynsmyndigheter om kritikkverdige forhold.
• Vern mot gjengjeldelse ved varsling.

1. Personvernkrav: Varslingsrutinene må også overholde relevante personvernlover, inkludert GDPR (General Data Protection Regulation). Dette betyr at organisasjonen må ha en klar prosedyre for håndtering og lagring av personopplysninger samlet inn gjennom varsling, i tillegg til sletterutiner.
2. Organisasjonen må også sørge for å informere individene som er involvert i en varslingssak om deres rettigheter og hvordan deres data vil bli behandlet. Dette inkluderer både varsleren og den/de som det blir varslet om.

Disse kravene bidrar til å skape et trygt og rettferdig miljø for varsling, hvor ansatte kan rapportere bekymringer uten frykt for represalier, og hvor personvernet til de involverte parter blir respektert.

EUs direktiv om varsling og sanksjoner

EU har utarbeidet et direktiv for å beskytte varslere og fremme en kultur for varsling. Disse direktivene gir klare retningslinjer om hvordan organisasjoner skal håndtere varslingssaker.

I tillegg til de norske kravene om rett til å varsle og vern mot represalier, spesifiserer EU hvordan man skal kunne varsle:

• Kanaler for varsling: Direktivet krever at organisasjoner etablerer trygge og konfidensielle kanaler for intern varsling. Organisasjonene skal også informere ansatte om eksterne kanaler, som reguleringsmyndigheter eller ombudsmenn, der de kan melde fra hvis interne kanaler ikke gir resultater.

Varslere spiller en viktig rolle i å avdekke brudd på lover som skader offentlige og private interesser. Det er derfor i samfunnets interesse å beskytte dem.

EU-kommisjonen

Direktivet spesifiserer også varslingsrutiner for hvordan varslingssaker skal håndteres, inkludert tidsfrister for tilbakemelding til varslere og krav til oppfølging av varslinger.

Organisasjoner som ikke overholder disse retningslinjene kan bli underlagt sanksjoner fra relevante tilsynsmyndigheter i deres respektive land.

Krav til effektive varslingsrutiner

Når det gjelder krav til varslingsrutiner, er det viktig å vite om de juridiske aspektene som norske organisasjoner må forholde seg til. Arbeidsmiljøloven pålegger virksomheter med fem eller flere ansatte å ha skriftlige prosedyrer for intern varsling. Disse rutinene skal ikke bare oppfordre ansatte til å melde fra om kritikkverdige forhold, men også gi tydelig veiledning om hvordan dette skal gjøres.

• Juridiske krav: Skriftlige varslingssystemer må etableres og være i tråd med arbeidsmiljølovens § 2 A-6. Det innebærer at rutinene skal klargjøre prosessen for mottak, behandling og oppfølging av varsler.
• Oppfordring til ansatte: Det er avgjørende at ansatte føler seg trygge og motiverte til å rapportere bekymringer. Dette krever klare og lett forståelige retningslinjer som beskriver fremgangsmåten ved varsling.
• Rettledning i varsling: For å sikre en forsvarlig håndtering, bør varslingsrutinene inkludere informasjon om hvem som kan motta varsler, hvordan varsling kan skje anonymt og hva som skjer etter at et varsel er innsendt.

Med disse punktene på plass bidrar man til en åpenhetskultur hvor ansatte vet at deres bekymringer blir tatt seriøst og håndtert på en rettferdig og konfidensiell måte.

Selv om det er et lovkrav om at virksomheter med fem eller mer ansatte å ha skriftlige prosedyrer, bør samtlige bedrifter med ansatte ha rutiner på plass for å behandle varsler.

Ansvar og rettigheter for varslere

Varslere spiller en kritisk rolle i å opprettholde etisk integritet og sikkerhet på arbeidsplassen. Deres ansvar inkluderer:

• Å melde fra om kritikkverdige forhold på en ansvarlig måte, i tråd med virksomhetens etablerte prosedyrer.
• Bruke interne kanaler som første steg ved varsling, med mindre annet er forsvarlig eller nødvendig.

Samtidig er det viktig at varslere føler seg trygge når de utfører denne viktige funksjonen. Derfor er det lagt inn juridiske rettigheter som sikrer vern mot gjengjeldelse:

• Forbud mot gjengjeldelse ifølge Arbeidsmiljøloven § 2 A-4 og § 2A-5, beskytter varslere fra uønskede konsekvenser som oppsigelse, mobbing, og trakassering.
• Rett til erstatning ved brudd på disse forbudene, sikrer økonomisk kompensasjon til de som har lidd under urettmessige gjengjeldelser.

En solid forståelse av regler om varsling er fundamental for å opprettholde en trygg og rettferdig varslingssituasjon:

• Klare retningslinjer i form av konkrete varslingsrutiner og opplæring hjelper ansatte å forstå både hvordan og når de skal varsle.
• Kunnskap om rapporteringskanaler, både interne og eksterne, gir varslere mulighet til å velge den mest hensiktsmessige metoden for deres situasjon.

Gjennom å balansere varslerens ansvar med deres rettigheter, skapes en arbeidsplass hvor ærlighet verdsettes og beskyttes.

Utforming og implementering av varslingsrutiner

Når du begynner å utvikle en varslingsprosedyre, er det viktig å forstå at hver organisasjon er unik. Rutineutvikling krever derfor en skreddersydd tilnærming som gjenspeiler din spesifikke organisasjonskultur, struktur og risikoprofil.

Viktige deler i en varslingsrutine:

1. Varslingskanal og mottak: Opprett klare og tilgjengelige kanaler der ansatte kan levere varsler. Dette kan være alt fra dedikerte e-postadresser, telefonlinjer eller digitale plattformer (som Manymore) som er brukervennlige å ta i bruk.
2. Anonymitet: Muliggjør anonym rapportering for ansatte som ønsker det. Anonymitet kan oppmuntre flere til å melde fra om kritikkverdige forhold uten frykt for personlige konsekvenser.
3. Etterforskning: Etablere faste varslingsrutiner for hvordan varsler skal undersøkes. Dette sikrer en rettferdig og konsistent håndtering av alle rapporterte saker.
4. Oppfølging: Definer klare retningslinjer for oppfølging etter at et varsel er mottatt, inkludert kommunikasjon med varsleren om status og utfall.

I arbeidet med å utforme innholdet i rutinen din, husk at detaljene er viktige. Spesifiser hvem som skal motta varsler (fra direkte overordnede til toppledelsen), hvordan informasjonen skal beskyttes, og hvilken støtte som vil være tilgjengelig for både varsleren og de involverte partene gjennom hele prosessen.

Sørg for at alle trinn i prosedyren er tydelig dokumentert og enkelt tilgjengelig for alle ansatte. Jo mer åpen prosessen er, desto større tillit bygger du rundt varslingsrutinen i organisasjonen din.

Opplæring og bevisstgjøring omkring varsling

Effektive varslingsrutiner krever mer enn bare skriftlige prosedyrer; de trenger et fundament av kunnskap og forståelse blant alle i organisasjonen. Opplæring i varslingssaker er en kritisk komponent for å sikre at systemet fungerer som det skal.

Opplæring av ansatte

Det er essensielt at alle ansatte vet hva som kvalifiserer som et varsel, hvordan de kan rapportere og hvilke kanaler som er tilgjengelige for dem. Dette øker sjansen for at reelle bekymringer blir rapportert og adressert og ikke drukner i HR-relaterte saker som burde vært tatt opp direkte med leder eller den det gjelder.

Ledelsens rolle

Ledere må utrustes med kunnskapen om hvordan de skal motta og behandle varsler på en hensiktsmessig og lovlig måte. De spiller en nøkkelrolle i å skape et trygt miljø der ansatte føler seg komfortable med å komme frem med bekymringer.

Betydningen av forståelse

En dypere forståelse av hvorfor varsling er viktig – ikke bare for den enkelte, men også for organisasjonens interne kultur og eksterne omdømme: Dette bidrar til å bygge en kultur der integritet og åpenhet verdsettes.

Regelmessige opplæringsøkter og oppfriskning sikrer at opplæringen holder tritt med eventuelle endringer i lovgivning eller interne prosedyrer. Ved å investere i opplæring viser organisasjonen at den tar varsling på alvor, noe som kan styrke tilliten internt og eksternt.

Digitale verktøy for effektiv varslingshåndtering

Det er ingen overraskelse at digitale løsninger også endrer på måten og hvordan vi håndterer varsling på arbeidsplassen. Moderne teknologi tilbyr enkle digitale verktøy for intern varsling som styrker integriteten og sikkerheten.

• Sikre rapporteringskanaler: Digitalt verktøy for intern varsling gir en sikker og kryptert kanal hvor ansatte kan rapportere uten frykt for represalier eller at noen utenforstående skal vite at man har varslet om noe alvorlig.
• Anonymitet: Ansattes mulighet til å rapportere anonymt økes med et sikkert digitalt verktøy, noe som kan oppmuntre til flere og mer ærlige tilbakemeldinger.
• Loggføring og statistikk: Med digital lagring av varsler blir det lettere å holde orden, sikre dokumentasjon og spore endringer eller oppdateringer i saker.
• Effektivitet i behandlingen: Automatiserte prosesser hjelper med å sortere og prioritere varsler, slik at de riktige sakene får rask og riktig oppmerksomhet.
• Tilgjengelighet: En digital plattform er tilgjengelig hele døgnet, noe som gir ansatte mulighet til å varsle når de selv føler det for nødvendig.

Digitaliseringen av varslingssystemet har potensialet til ikke bare å forenkle prosessene, men også gjøre dem mer effektive. Ved å implementere et digitalt verktøy som Manymore.com, kan en organisasjon ta et skritt mot en mer transparent og rettferdig arbeidsplass hvor alle stemmer kan bli hørt – på en trygg og sikker måte.

Spesifiser rollefordeling i varslingsrutiner

Når et varsel blir rapportert inn, er det viktig at alle vet hvem som gjør hva og hvilke roller man skal ha.

• Ledelsen og styret: De sitter med hovedansvaret. Når et varsel kommer inn, er det deres ansvar å sørge for en ryddig og rettferdig behandling av saken. De må balansere behovet for konfidensialitet med en effektiv undersøkelse, og samtidig sørge for at varslingsprosessen er transparent og tillitsvekkende.

• HR-avdelingen: Er bindeleddet mellom ledelse, ansatte og til eksterne instanser dersom man har behov for det. HR skal sikre at prosessen følger lover og regler til punkt og prikke, være en støttespiller for varsleren og bidra med faglig ekspertise underveis.

• Tillitsvalgte / HMS-ansvarlig: Disse er de ansattes stemmer og representanter. Det deres jobb å gi støtte til varsleren og sikre at vedkommendes rettigheter blir ivaretatt. Dessuten har de ofte en nøkkelrolle i å skape et åpent miljø hvor det er lav terskel for å melde fra om kritikkverdige forhold.

Rollene i varslingssaker må være klart definerte, og alle må kjenne til rutinene. Dette skaper en trygghet rundt varslingsprosessen som kan være avgjørende for at folk faktisk tør å si ifra.

Bruk Manymore.com som ditt varslingssystem i dag

Å ha et pålitelig og effektivt varslingssystem er en absolutt nødvendighet for moderne organisasjoner. Med Manymore.com kan du få akkurat det. Plattformen vår er designet for å gjøre varsling enkelt, trygt og sikkert. Her er noen av de mange grunnene til at du bør vurdere Manymore.com som din foretrukne løsning for varsling:

• Enkel rapportering: Manymore.com har et intuitivt brukergrensesnitt som oppmuntrer ansatte til å rapportere bekymringer. Det er bare noen få klikk mellom deg og innsending av en melding.
• Sikkerhet fremfor alt: Vi tar sikkerheten på alvor hos Manymore.com. Vårt system gir muligheten for anonym rapportering, noe som bidrar til å beskytte identiteten til varslere.
• Styrk bedriftens etiske kultur: Med Manymore.com kan du skape en arbeidsplass som verdsetter åpenhet, ærlighet og ansvarlighet. Vår avanserte varslingstjeneste bidrar til å fremme disse verdiene ved å oppmuntre ansatte til å ta stilling mot uetisk atferd.
• Fleksibel og tilpasningsdyktig: Uansett størrelse eller sektor, kan vår plattform skreddersys for å passe dine unike behov og krav.

Med Manymore.com's varslingstjeneste, kan du være sikker på at du har et robust system på plass for å håndtere varsler effektivt og rettferdig.

Til slutt...

Varsling er en viktig del av enhver virksomhet og organisasjon. Det lar ansatte si ifra om problemer på jobben og beskytter dem samtidig mot negative konsekvenser.

For å ha gode varslingssystemer må man forstå hvordan de fungerer og behandle dem på riktig måte. Det er viktig å oppmuntre til åpenhet gjennom gode rutiner og riktig behandling.

I denne sammenhengen bør digitale verktøy som Manymore.com brukes for å styrke og forenkle varslingssystemene i din virksomhet.

En god trygghetskultur bidrar til å skape et åpent, godt og sunt arbeidsmiljø for hele organisasjonen.